Gids
Een offerte waarin je klant zelf kiest
Zodra een voorstel meer dan één uitvoering kent, gaat het in de meeste offertepakketten mis. Je maakt drie pdf’s voor drie varianten en mag ze alle drie bijhouden. Of je zet één pdf in de markt met een lijstje meerprijzen eronder, dat niemand optelt. En zodra je klant vraagt wat variant B kost inclusief één van die uitbreidingen, is dat antwoord niet zonder rekenwerk te geven.
Twee soorten keuze
Er zijn maar twee vormen nodig om vrijwel elk voorstel te beschrijven, en het verschil zit hem in of de onderdelen elkaar uitsluiten.
- ✦Los optioneel. Een regel of een hele sectie staat op optioneel en telt niet mee in het totaal totdat je klant hem aanzet. Onderdelen staan los van elkaar: hij zet aan wat hij wil, of niets. Zo bied je meer aan zonder dat de offerte duurder líjkt dan hij is.
- ✦Een keuzegroep. Geef onderdelen dezelfde groepsnaam en ze sluiten elkaar uit: er kan er hoogstens één aan staan. Dat is de vorm voor brons/zilver/goud, of voor drie uitvoeringen van hetzelfde apparaat.
Het verschil tussen een regel en een sectie groeperen
Dit is het detail waar het in de praktijk op aankomt, en waar je bij een keuze in méér dan één ruimte tegenaan loopt.
- ✦Regels groeperen binnen hun eigen sectie. Dezelfde groepsnaam in twee secties is dus twee losse keuzes. Precies wat je wilt bij “welke beamer” per vergaderruimte: dezelfde vraag, per ruimte apart te beantwoorden.
- ✦Secties groeperen over de hele offerte. Ook als er een andere sectie tussen staat. Bij je klant komen ze als één keuzeblok op het scherm. Dat is de vorm voor “kies uw pakket”, waarbij elk pakket een eigen sectie met eigen regels is.
Moet hij kiezen, of mag hij?
Per groep bepaal je of een keuze verplicht is.
- ✦Verplicht. Je klant kan pas akkoord geven als hij iets uit de groep gekozen heeft, en kan die keuze daarna niet meer leeg laten — alleen wisselen. Dit is de stand voor “kies uw pakket”.
- ✦Vrijblijvend. Kiezen mag, niets kiezen ook. Voor twee alternatieven die je aanbiedt zonder ze op te dringen.
De instelling hoort bij de gróep, niet bij het losse onderdeel: zet je hem om, dan geldt dat meteen voor alles in die groep.
Wat je klant ziet
Hij opent de offerte als webpagina, niet als download. Wat hij aanvinkt telt meteen mee in het totaal, en in het prijsoverzicht ziet hij per onderdeel wat hij gekozen heeft en wat hij oversloeg. Eenmalige bedragen en terugkerende bedragen staan daarbij apart — een bedrag per maand hoort niet bij een eenmalig bedrag opgeteld te worden.
Zijn keuze blijft bewaard terwijl hij bezig is: hij kan het tabblad sluiten en later op een ander apparaat verdergaan waar hij gebleven was. Staat er nog een verplichte keuze open, dan zegt de pagina welke — en blijft de akkoordknop dicht tot hij hem beantwoord heeft.
Wat jij ziet
Ook vóórdat er getekend is. Op de offerte staat wat je klant aanvinkte, wat hij oversloeg en wanneer hij dat voor het laatst veranderde. Een klant die herhaaldelijk terugkomt op dezelfde keuze is een aanleiding om contact op te nemen; een pdf per e-mail geeft dat signaal niet.
Tekent hij, dan ligt de gekozen combinatie vast, met het bedrag dat daar op dat moment bij hoorde. Een latere prijswijziging herschrijft die geschiedenis niet. Wat er precies wordt vastgelegd, staat in de gids Wat er wordt vastgelegd als je klant online tekent.
En daarna rekent het door
De gekozen variant is geen aantekening bij de offerte, het is de afspraak zelf. Verwerk je het akkoord, dan worden de terugkerende regels een abonnement en het eenmalige deel een conceptfactuur — met de onderdelen die je klant daadwerkelijk koos, tegen de prijs die hij accepteerde. Niemand hoeft die keuze over te typen, en dus kan niemand hem verkeerd overtypen.
Hoe je zo’n offerte opbouwt, staat op Offertes maken; wat er bij het versturen en ondertekenen gebeurt, op Versturen & akkoord.