Gids
Wat er wordt vastgelegd als je klant online tekent
Een offerte wordt een overeenkomst op het moment dat je klant hem aanvaardt (artikel 6:217 BW). Voor gewone zakelijke offertes stelt de wet aan die aanvaarding geen vorm: mondeling kan, per e-mail kan, online kan. De vraag bij een meningsverschil is dan ook zelden of er een overeenkomst is. Het is of je kunt laten zien wat er is afgesproken.
Waar het in de praktijk misgaat
Een geschil gaat zelden over de vraag óf er getekend is, en meestal over welke versie er getekend is. Een akkoord per e-mail zegt niets over welke optionele onderdelen aan stonden, welk bedrag daarbij hoorde of welke voorwaarden meereisden. Is de offerte daarna nog één keer bijgewerkt, dan is er niets dat de twee versies uit elkaar houdt.
Een online akkoord lost dat op door het moment zelf vast te leggen, in plaats van het document achteraf te reconstrueren.
Wat smedr vastlegt op het moment van tekenen
- ✦De akkoordverklaring. De letterlijke zin die je klant aanvinkte, in de taal van het document. Niet alleen dát hij akkoord ging, maar waarmee.
- ✦Naam en handtekening. De getypte naam en de handtekening die hij op het scherm zette.
- ✦Datum en tijd. Tot op de minuut, ook op het document zelf.
- ✦De gekozen opties. Welke optionele onderdelen aan stonden, en bij een keuzegroep welke variant het werd.
- ✦Het bedrag, bevroren. Zoals het op dat moment berekend was — een latere prijswijziging herschrijft de geschiedenis niet.
- ✦IP-adres en browser van de ondertekenaar, en een eventuele opmerking die hij erbij typte.
- ✦Het ondertekende document. De pdf met de handtekening erin, bewaard zoals hij op dat moment was.
Dat staat allemaal bij elkaar op de offerte, en het document open je met één klik.
De vingerafdruk van het document
Elk ondertekend document krijgt een vingerafdruk: een code van 64 tekens die uit het bestand zelf wordt berekend (SHA-256). Verandert er één teken in dat bestand, dan verandert de code volledig.
Die code staat op de offerte én in de bevestigingsmail die jij en je klant na het ondertekenen krijgen. Dat laatste is het hele punt. Zolang de code alleen bij de leverancier ligt, is het een getal naast een document dat diezelfde leverancier beheert. Ligt hij ook in de mailbox van de klant, dan bestaan er twee onafhankelijke exemplaren van hetzelfde ijkpunt — en dat is wat je naast elkaar legt als er ooit discussie komt over de inhoud.
Wat dit wél en niet is
Eerlijk over de grens: dit is een gewone elektronische handtekening. Er is geen identiteitscontrole — wie de link heeft, kan tekenen onder een naam. Voor gewone zakelijke offertes is dat gebruikelijk en werkbaar, en het spoor hierboven is precies wat je bij een meningsverschil nodig hebt.
Gaat het om een contract met een groot financieel belang, om vastgoed, of om een procedure waarin een gekwalificeerde handtekening verplicht is, dan hoort daar een gekwalificeerde ondertekendienst bij. Geen enkel offertepakket vervangt die — het onze niet en dat van een ander evenmin.
Deze pagina beschrijft wat de software vastlegt. Het is geen juridisch advies; over je eigen situatie beslist uiteindelijk je jurist.
Drie dingen die het spoor sterker maken
- ✦Stuur de link naar wie mag tekenen. Een offertelink wordt doorgestuurd. Weet je wie tekenbevoegd is, adresseer hem dan meteen aan die persoon.
- ✦Laat de ondertekenaar zijn eigen adres invullen. Bij het accepteren staat daar een optioneel veld voor. Vult hij het in, dan krijgt híj het getekende document en de vingerafdruk ook — niet alleen het adres dat op de offerte stond.
- ✦Bewaar de bevestigingsmail. Dat is jouw exemplaar van het ijkpunt, buiten het systeem dat het document bewaart.
Hoe versturen en ondertekenen er in de praktijk uitzien, staat op Versturen & akkoord.