Facturen & opvolging
De factuur is geen tweede systeem.
Wat je klant accepteerde, wordt de factuur — met dezelfde regels, dezelfde kortingen en dezelfde bedragen. Daarna houdt smedr bij wat er openstaat, hoe lang al, en wie een herinnering verdient. De gids Wanneer mag je factureren, en wanneer moet je klant betalen? gaat over de termijnen eromheen.
Uit de offerte, met de juiste bedragen
Een geaccepteerde offerte stelt zelf voor om te factureren. De prijzen en kortingen die je klant accepteerde reizen mee — ook die uit een automatische kortingsregel. Op de offerte staat daarna welke facturen eruit zijn voortgekomen.
Online bekijken en betalen
Bij elke factuur hoort een link naar dezelfde factuur online. Laat je klant daar met iDEAL betalen via onze Mollie-integratie (andere op aanvraag).
Termijnfacturen
Verdeel een opdracht over termijnen (50/40/10 of vaste bedragen) en factureer ze los, met herbruikbare sjablonen voor verdelingen die je vaak gebruikt. De laatste termijn vangt het afrondingsverschil, dus de termijnen tellen altijd op tot de opdracht.
Creditnota’s, ook deels
Een verstuurde factuur staat vast: corrigeren doe je met een creditnota, met een eigen nummerreeks. Je kiest per regel wat je crediteert en hoeveel stuks; de factuur blijft openstaan voor de rest, met het label “deels gecrediteerd”.
Betalingen & debiteuren
Boek betalingen af, ook in delen, en zie op het debiteurenoverzicht in één oogopslag wat er openstaat en hoe lang al. Een negatieve factuur vraagt niet om betaling maar meldt dat het bedrag verrekend of teruggestort wordt.
Opvolgen in trappen
Vier trappen die je zelf timet, elk met een eigen tekst per taal. Er gaat er nooit meer dan één per keer uit en nooit dezelfde twee keer, en een factuur die lang bleef liggen klimt de ladder op in plaats van te openen met een laatste aanmaning. Per factuur te pauzeren als je een betaalafspraak hebt gemaakt.
Per e-mail, per post, of beide
Kies per document het kanaal. Bij post krijg je een afdrukbare brief met de factuur erachter, en die komt op de lijst “nog te posten” — zolang hij daar staat, wacht de volgende opvolgstap. In de historie staat via welk kanaal het document eruit is gegaan.
UBL erbij, en bcc naar je boekhouding
Laat een UBL-bestand meegaan in de e-mail, zodat de boekhouding van je klant hem machinaal inleest. Elke verstuurde factuur gaat daarnaast automatisch in bcc naar een vast adres — bijvoorbeeld het digitale postvak van je eigen boekhoudpakket.
Eigen nummerreeksen
Offertes, facturen, creditnota’s, abonnementen, relaties en producten hebben elk hun eigen reeks, met een voorvoegsel dat je zelf bepaalt (inclusief jaartal) en een teller die per jaar opnieuw begint als je dat wil.
Klaar voor de boekhouding
Het btw-overzicht per tarief staat live klaar, en facturen, factuurregels, betalingen en abonnementen exporteer je als CSV — bij Instellingen, Importeren/Exporteren, met één periode voor alles.
Verdelen
Eén offerte hoeft niet één factuur te worden.
Verdeel de regels over meerdere facturen — hardware bij opdracht, installatie na oplevering — of factureer in termijnen als percentage van het totaal. Elke factuur krijgt een eigen naam en een eigen moment, en die naam komt als eerste regel op het document te staan. De verdeling is zichtbaar voordat er iets wordt vastgelegd.
