Facturen & opvolging

De factuur is geen tweede systeem.

Wat je klant accepteerde, wordt de factuur — met dezelfde regels, dezelfde kortingen en dezelfde bedragen. Daarna houdt smedr bij wat er openstaat, hoe lang al, en wie een herinnering verdient. De gids Van getekend akkoord naar factuur en abonnement loopt die overgang stap voor stap door.

Uit de offerte, met de juiste bedragen

Een geaccepteerde offerte stelt zelf voor om te factureren. De prijzen en kortingen die je klant accepteerde reizen mee — ook die uit een automatische kortingsregel. Op de offerte staat daarna welke facturen eruit zijn voortgekomen.

Termijnfacturen

Verdeel een opdracht over termijnen (50/40/10 of vaste bedragen) en factureer ze los, met herbruikbare sjablonen voor verdelingen die je vaak gebruikt. De laatste termijn vangt het afrondingsverschil, dus de termijnen tellen altijd op tot de opdracht.

Creditnota’s, ook deels

Een verstuurde factuur staat vast: corrigeren doe je met een creditnota, met een eigen nummerreeks. Je kiest per regel wat je crediteert en hoeveel stuks; de factuur blijft openstaan voor de rest, met het label “deels gecrediteerd”.

Betalingen & debiteuren

Boek betalingen af, ook in delen, en zie op het debiteurenoverzicht in één oogopslag wat er openstaat en hoe lang al. Een negatieve factuur vraagt niet om betaling maar meldt dat het bedrag verrekend of teruggestort wordt.

Opvolgen in trappen

Vier trappen die je zelf timet, elk met een eigen tekst per taal. Er gaat er nooit meer dan één per keer uit en nooit dezelfde twee keer, en een factuur die lang bleef liggen klimt de ladder op in plaats van te openen met een laatste aanmaning. Per factuur te pauzeren als je een betaalafspraak hebt gemaakt.

Per e-mail, per post, of beide

Kies per document het kanaal. Bij post krijg je een afdrukbare brief met de factuur erachter, en die komt op de lijst “nog te posten” — zolang hij daar staat, wacht de volgende opvolgstap. In de historie staat via welk kanaal het document eruit is gegaan.

UBL erbij, en bcc naar je boekhouding

Laat een UBL-bestand meegaan in de e-mail, zodat de boekhouding van je klant hem machinaal inleest. Elke verstuurde factuur gaat daarnaast automatisch in bcc naar een vast adres — bijvoorbeeld het digitale postvak van je eigen boekhoudpakket.

Eigen nummerreeksen

Offertes, facturen, creditnota’s, abonnementen, relaties en producten hebben elk hun eigen reeks, met een voorvoegsel dat je zelf bepaalt (inclusief jaartal) en een teller die per jaar opnieuw begint als je dat wil.

Klaar voor de boekhouding

Het btw-overzicht per tarief staat live klaar, en facturen, factuurregels, betalingen en abonnementen exporteer je als CSV — bij Instellingen, Importeren/Exporteren, met één periode voor alles.