Gids
Van getekend akkoord naar factuur en abonnement
Hier stopt de meeste offertesoftware. Na het tekenen begint het overzetten: de regels naar de boekhouding, de terugkerende onderdelen naar een apart overzicht dat periodiek nagelopen moet worden. Elke overzetting is een plek waar kan gaan afwijken wat je klant tekende en wat hij betaalt.
Het akkoord verwerken is één handeling
Een geaccepteerde offerte verwerk je in één keer. De terugkerende regels worden een abonnement, het eenmalige deel een conceptfactuur — met de onderdelen die je klant daadwerkelijk koos, tegen de prijs die hij accepteerde.
Dat is het hele punt van de keten: de afspraak wordt niet overgeschreven, hij verhuist. Wat de prijsregels uitrekenden, wat je klant aanvinkte en wat er bij het tekenen is vastgelegd, is hetzelfde bedrag als wat er op de factuur komt.
Niet elke opdracht gaat in één factuur
Een termijnschema verdeelt het bedrag over meerdere facturen: 30% bij opdracht, 60% bij levering, 10% bij oplevering. Schema’s zijn percentages, en daarom passen ze op een deal van elk bedrag en maak je ze maar één keer. Bij het verwerken kies je er een als startpunt en pas je hem aan als deze deal anders loopt.
Een conceptfactuur kun je op een gekozen dag laten versturen. Het aardige zit in wanneer de controle plaatsvindt: de verzendcontroles gelden al bij het inplannen. Wat nu niet verstuurd kan worden, kun je ook niet inplannen — dus een ontbrekend e-mailadres komt vandaag aan het licht en niet op de ochtend dat de factuur weg had moeten gaan.
Het abonnement dat eruit voortkomt
Een abonnement heeft zijn eigen cadans — per maand, per kwartaal, per jaar — en de facturatie loopt daarop mee. Een productprijs rekent zich om naar die cadans: € 100 per maand wordt op een jaarabonnement € 1.200 per jaar, met een notitie op de regel zodat navolgbaar blijft waar dat bedrag vandaan komt.
Een wijziging midden in een periode
Gaat het aantal omhoog terwijl de periode al loopt, dan komt die wijziging als eigen regel op de factuur, verrekend over de dagen die het betreft. De gewone abonnementsregel blijft ernaast staan. Dat is bewust twee regels in plaats van één herrekend bedrag: je klant ziet waarvóór hij betaalt, in plaats van een totaal dat sinds vorige maand veranderd is zonder uitleg.
Wijzigingen kun je ook vooruit zetten — het aantal per vandaag naar 2, per 1 oktober naar 3 — en per datum zie je wat het periodebedrag daarna wordt.
Looptijd, opzeggen, pauzeren
Een abonnement kan een minimale looptijd, een verlengingstermijn en een opzegtermijn hebben. Bij het opzeggen zie je de vroegst mogelijke einddatum en de uiterste opzegdatum. Kies je in overleg een eerdere datum, dan is een reden verplicht en wordt de afwijking vastgelegd mét de contractuele datum erbij — de vaste looptijd blijft dus zichtbaar, ook als je ervan afwijkt. Pauzeren kan ook: de afspraak blijft staan, er wordt niet gefactureerd, en je bepaalt vooraf of de gemiste periodes bij het hervatten alsnog gefactureerd worden of vervallen.
Automatisch factureren staat standaard uit
Terugkerende facturen kúnnen zichzelf versturen, maar dat staat uit tot je het aanzet. Aan betekent namelijk dat er facturen de deur uit gaan zonder dat iemand ernaar gekeken heeft, en dat is een keuze die jij moet maken en niet je software.
Zet je het aan, dan kies je een tijdstip waarop alle facturen van die dag samen weggaan; laat je dat leeg, dan gaan ze weg zodra de planner ze aantreft. En de automaat raakt alleen wat de automaat zelf heeft aangemaakt: een concept dat jíj hebt gemaakt gaat nooit vanzelf weg.
Heeft een relatie meerdere abonnementen, dan kunnen die op één factuur. Maar niet blind: abonnementen met een verschillende klantreferentie (een PO-nummer) of een verschillende contactpersoon worden nooit gebundeld, want dat zijn in de administratie van je klant twee verschillende dingen.
En als er iets niet klopt
Een factuur die verstuurd is, wijzig je niet. Je corrigeert hem met een creditnota, zodat de administratie navolgbaar blijft — een verstuurd document dat achteraf verandert is precies wat je bij een controle niet wilt hebben.
Wat er verder in de keten gebeurt staat op Facturen & opvolging en Abonnementen. Het begin van de keten — hoe je klant zijn variant kiest en wat er bij het tekenen wordt vastgelegd — staat in Een offerte waarin je klant zelf kiest en Wat er wordt vastgelegd als je klant online tekent.