Wanneer mag je factureren?

Bij een levering of dienst aan een andere ondernemer moet je een factuur uitreiken, en wel uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Eerder factureren mag: vooruit, in termijnen, of bij deellevering.

Wat daarbij vaak over het hoofd wordt gezien: het moment van factureren bepaalt ook wanneer je de btw verschuldigd bent. Reik je de factuur in maart uit voor werk dat je in mei levert, dan valt die btw in je aangifte over maart. Bij een vooruitbetaling geldt hetzelfde vanaf het moment dat je het geld ontvangt. Vooruitfactureren is dus goed voor je werkkapitaal en kost je tegelijk een eerdere afdracht — twee effecten in tegengestelde richting die je bewust tegen elkaar afweegt.

Termijnschema’s: percentages of bedragen?

Een opdracht van enige omvang gaat zelden in één factuur. Een gangbaar schema is 30% bij opdracht, 60% bij levering, 10% bij oplevering — de laatste termijn bewust ná oplevering, omdat dat het enige moment is waarop je klant nog iets te verliezen heeft als er iets niet af is.

Leg zo’n schema vast in percentages, niet in bedragen. Een schema in percentages past op een opdracht van elke omvang en hoeft dus maar één keer bedacht te worden; een schema in bedragen is een schema voor precies deze deal. Let daarbij op de afronding: drie termijnen van een derde lopen bijna altijd een cent uit de pas met het totaal, dus één termijn moet het verschil dragen — meestal de laatste.

De wettelijke betaaltermijn

Hier zitten de meeste misverstanden, want er zijn drie regels en ze gelden niet allemaal altijd. Voor handelstransacties tussen ondernemingen (artikel 6:119a BW):

• ✦Niets afgesproken: 30 dagen. De betaaltermijn is dan 30 dagen na ontvangst van de factuur. Je hoeft dus niets af te spreken om een termijn te hebben.
• ✦Wel afgesproken: maximaal 60 dagen. Een langere termijn is alleen geldig als partijen die uitdrukkelijk zijn overeengekomen èn die niet kennelijk onbillijk is tegenover de schuldeiser.
• ✦Grote onderneming aan mkb of zzp: maximaal 30 dagen. Sinds 1 juli 2022. Een langere termijn is nietig en wordt van rechtswege 30 dagen — ook als beide partijen iets anders hebben getekend.

Die laatste is de regel die het vaakst wordt gemist, juist door de partij die er voordeel van heeft. Lever je als kleinere partij aan een groot bedrijf dat 60 of 90 dagen in zijn inkoopvoorwaarden heeft staan, dan geldt die termijn niet.

Wat er gebeurt als er niet betaald wordt

Bij handelstransacties is je klant na het verstrijken van de betaaltermijn van rechtswege in verzuim. Er is dus geen aanmaning nodig om de wettelijke handelsrente te laten lopen: die begint automatisch de dag na de uiterste betaaldatum, en het tarief ligt aanzienlijk hoger dan de gewone wettelijke rente.

Dat betekent niet dat aanmanen zinloos is. Het betekent dat de eerste herinnering een commercieel instrument is en geen juridische voorwaarde: je stuurt hem omdat je betaald wilt worden en de relatie wilt houden, niet omdat je hem nodig hebt om aanspraak te maken.

Een verstuurde factuur wijzig je niet

Klopt er iets niet, dan pas je de factuur niet aan maar corrigeer je hem met een creditnota. Dat is geen boekhoudkundige plichtpleging: een uitgereikte factuur is een document waarop je klant zijn eigen btw-aftrek baseert en waarop jouw aangifte rust. Twee versies van hetzelfde factuurnummer betekent dat de administraties van beide partijen niet meer op elkaar aansluiten, en een verstuurd document dat achteraf verandert is precies wat je bij een controle niet wilt hebben.

Ook de nummering hoort daarbij: factuurnummers lopen ononderbroken op. Een gat in de reeks is een vraag die je later moet kunnen beantwoorden.

Wat een abonnement anders maakt

Een doorlopende afspraak factureert niet per gebeurtenis maar per periode, en dat brengt drie dingen mee die bij een eenmalige levering niet spelen.

• ✦De gebroken periode. Een abonnement dat op de 12e begint, loopt niet gelijk met de maand. Reken de eerste periode naar rato of laat hem doorlopen tot de eerste hele periode — maar kies vooraf, want achteraf is elke uitkomst uit te leggen als een fout.
• ✦De wijziging middenin. Gaat het aantal omhoog terwijl de periode loopt, dan hoort dat verschil verrekend te worden over de dagen die het betreft.
• ✦De omrekening naar cadans. Een prijs van € 100 per maand is op een jaarabonnement € 1.200 per jaar. Zichtbaar houden waar dat bedrag vandaan komt scheelt vragen.

Bij die tweede is er een keuze die verder gaat dan de rekensom: zet je de verrekening als eigen regel op de factuur, of herreken je het periodebedrag? Twee regels zijn rommeliger en beter: je klant ziet waarvóór er betaald wordt, in plaats van een totaal dat sinds vorige maand veranderd is zonder uitleg. Dat scheelt de vraag die anders bij jou binnenkomt.

Verder horen bij een doorlopende afspraak een minimale looptijd, een verlengingstermijn en een opzegtermijn. Wijk je in overleg af van de contractuele einddatum, leg dan vást dat het een afwijking was en wat de oorspronkelijke datum was — anders is over een jaar niet meer na te gaan wat er is afgesproken en wat er is toegegeven.

Automatisch factureren: aan of uit?

Terugkerende facturen kunnen zichzelf versturen. Of dat verstandig is, hangt af van één vraag: wat gebeurt er met een fout die niemand heeft gezien?

Bij een handmatige stap is een verkeerd aantal een correctie voor het versturen. Bij een automaat is het een creditnota, een uitleg en een klant die de volgende factuur wantrouwt. Vandaar dat automatisch versturen standaard uit hoort te staan en een bewuste keuze hoort te zijn — en dat een automaat nooit iets zou moeten versturen dat een mens zelf heeft aangemaakt.

Bundel je meerdere abonnementen van dezelfde klant op één factuur, doe dat dan niet blind. Een andere klantreferentie of inkoopordernummer, of een andere contactpersoon, betekent in de administratie van je klant dat het twee verschillende dingen zijn. Samengevoegd blijft zo’n factuur liggen omdat niemand hem kan goedkeuren.

Hoe smedr dit doet

Hier stopt de meeste offertesoftware: na het tekenen begint het overzetten. Elke overzetting is een plek waar kan gaan afwijken wat er getekend is en wat er betaald wordt. In smedr verwerk je een geaccepteerde offerte in één handeling: de terugkerende regels worden een abonnement, het eenmalige deel een conceptfactuur — met de onderdelen die je klant koos, tegen de prijs die hij accepteerde. De afspraak wordt niet overgeschreven, hij verhuist.

Termijnschema’s zijn percentages en maak je één keer; bij het verwerken kies je er een en past hem aan als deze opdracht anders loopt. Een conceptfactuur kun je op een dag inplannen, en de verzendcontroles gelden al bij het inplannen — een ontbrekend e-mailadres komt vandaag aan het licht en niet op de ochtend dat de factuur weg had moeten gaan.

Een wijziging midden in een periode komt als eigen regel op de factuur, verrekend over de betrokken dagen, met de gewone abonnementsregel ernaast. Wijzigingen kun je vooruit zetten en per datum zien wat het periodebedrag wordt. Bij opzeggen toont smedr de vroegst mogelijke einddatum en de uiterste opzegdatum, en legt een afwijking daarvan vast met reden én de contractuele datum erbij. Pauzeren kan, waarbij je vooraf bepaalt of gemiste periodes alsnog gefactureerd worden of vervallen. Automatisch versturen staat uit tot je het aanzet, raakt alleen wat de automaat zelf aanmaakte, en bundelt nooit over een verschillende klantreferentie of contactpersoon heen.

Wat er verder in de keten gebeurt staat op Facturen & opvolging en Abonnementen. Het begin ervan — hoe je klant zijn variant kiest en wat er bij het tekenen wordt vastgelegd — staat in Hoeveel keuze geef je een klant in een offerte? en Is een online getekende offerte rechtsgeldig?

Dit is een algemene uitleg van de hoofdregels en geen fiscaal of juridisch advies. Welke termijn, welk moment van factureren en welke btw-behandeling op jouw situatie van toepassing zijn, beoordeelt je boekhouder of adviseur.