Uitvoer buiten de EU: het nultarief

Goederen die de Europese Unie verlaten, vallen onder het nultarief van tabel II bij de Wet op de omzetbelasting. Je brengt geen btw in rekening en je houdt het recht om de btw op je eigen inkoop af te trekken. Dat laatste is het wezenlijke verschil met een vrijstelling.

De bewijslast ligt bij jou als leverancier. Je moet met je administratie kunnen aantonen dat de goederen de EU daadwerkelijk hebben verlaten: uitvoeraangifte, vervoersbescheiden, betalingsbewijs. Kun je dat niet, dan is het nultarief niet van toepassing en blijft de btw voor jouw rekening — ook als je die nooit bij je klant in rekening hebt gebracht.

Binnen de EU aan een ondernemer: nultarief met voorwaarden

Een intracommunautaire levering valt ook onder het nultarief, maar sinds de Europese quick fixes van 2020 gelden daarvoor harde voorwaarden. Aan alle drie moet zijn voldaan:

• ✦Een geldig btw-identificatienummer van je afnemer uit een andere lidstaat, dat je hebt geverifieerd — via het Europese VIES-systeem — en dat op de factuur staat.
• ✦De levering staat in je opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP), en die opgaaf sluit aan op je aangifte.
• ✦Bewijs dat de goederen Nederland hebben verlaten en in de andere lidstaat zijn aangekomen.

Ontbreekt er één, dan vervalt het nultarief. Het onvolledig of te laat indienen van de ICP-opgaaf is daarmee geen administratieve slordigheid meer, maar iets wat de heffing zelf raakt.

Diensten aan een ondernemer in een andere lidstaat werken anders: die zijn belast in het land van je afnemer en je verlegt de btw naar hem. Ook die horen in de ICP-opgaaf.

Verleggen naar een Nederlandse afnemer

Bij verlegging is er wél btw verschuldigd — alleen niet door jou. Je afnemer geeft haar aan en trekt haar in dezelfde aangifte meestal weer af, zodat er per saldo niets wordt betaald. Dat is iets anders dan een nultarief, waarbij er geen btw verschuldigd is.

De verleggingsregeling geldt in een beperkt aantal aangewezen gevallen. De bekendste zijn onderaanneming en het uitlenen van personeel in de bouw, de scheepsbouw en de schoonmaak; de levering van bepaalde goederen zoals mobiele telefoons, laptops en spelcomputers boven een drempelbedrag per levering; en de situatie waarin een buitenlandse ondernemer in Nederland presteert. Verleggen mag niet naar eigen inzicht: staat jouw geval niet in de regeling, dan breng je gewoon btw in rekening.

Vrijgesteld is iets anders dan nul

Een vrijstelling betekent dat de prestatie buiten de heffing valt. Artikel 11 van de Wet op de omzetbelasting somt ze op: onder meer medische verzorging, onderwijs, verzekeringen, bepaalde financiële diensten en de verhuur van onroerend goed.

Het praktische verschil met het nultarief zit niet in wat je klant betaalt — in beide gevallen niets — maar in wat jij mag terugvragen. Bij het nultarief behoud je het recht op aftrek van voorbelasting. Bij een vrijstelling verlies je dat: de btw op je inkoop en kosten voor die prestatie is niet aftrekbaar en wordt onderdeel van je kostprijs. Wie vrijgestelde omzet in zijn administratie als “0%” wegzet, trekt dus btw af die hij niet mag aftrekken.

Wat er op de factuur moet staan

Artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting schrijft voor welke gegevens een factuur bevat. Voor drie van de vier situaties komt daar een verplichte vermelding bij, en die is niet vormvrij te vervangen door een eigen formulering.

• ✦Verlegging. De vermelding “btw verlegd” èn het btw-identificatienummer van je afnemer.
• ✦Intracommunautaire levering. Jouw btw-identificatienummer, dat van je afnemer, en een aanduiding dat het om een intracommunautaire levering gaat.
• ✦Vrijstelling. Een verwijzing naar de vrijstelling waarop je je beroept.

Ontbreekt de vermelding, dan is de factuur formeel onjuist. Dat is niet alleen een schoonheidsfout: bij een controle is de factuur het bewijsstuk waarmee je de behandeling onderbouwt, en een ontbrekend btw-nummer van je afnemer raakt bij een intracommunautaire levering de voorwaarde zelf.

Waar het in je aangifte terechtkomt

Vier keer € 0 op de factuur, en vier verschillende plekken in de aangifte omzetbelasting — gezien vanuit jou als leverancier:

• ✦Rubriek 1a en 1b. Je gewone binnenlandse omzet tegen het hoge en het lage tarief. Ter vergelijking.
• ✦Rubriek 1e. Leveringen en diensten belast met 0% of niet bij jou belast — hier landt wat je naar een Nederlandse afnemer hebt verlegd.
• ✦Rubriek 3a. Leveringen naar landen buiten de EU.
• ✦Rubriek 3b. Leveringen naar en diensten in landen binnen de EU. Deze rubriek moet aansluiten op je ICP-opgaaf.
• ✦Vrijgestelde omzet. Komt niet in de rubrieken 1 en 3 terecht. Zij werkt door in wat je aan voorbelasting mag aftrekken.

Wie de vier situaties onder één percentage van 0% administreert, kan deze verdeling achteraf niet meer maken. Het percentage bewaart namelijk niet waaróm er geen btw is berekend, en dat is precies wat de rubriek bepaalt.

Hoe smedr dit vastlegt

In smedr is de btw-behandeling daarom geen percentage maar een btw-code: een eigen begrip dat de soort, het tarief, de rubriek van de aangifte en de exportcode voor je boekhoudpakket bij elkaar houdt. Een Nederlandse set staat klaar; de rubriek kun je aanpassen, want je boekhouder kent jouw situatie beter dan wij.

De behandeling stel je in bij de relatie, niet per offerte. Regels op zijn documenten krijgen dan automatisch de bijbehorende code, en de verplichte vermelding komt onder de bedragen te staan zonder dat iemand daar iets voor hoeft in te stellen. Ontbreekt het btw-nummer van je afnemer, dan staat dat er zichtbaar bij en meldt het verzendscherm het vóórdat de factuur de deur uitgaat.

Bij het verzenden wordt de behandeling op de regels zelf vastgelegd. Pas je de relatie later aan, dan verandert er niets aan wat al verstuurd is, en blijft een gedane aangifte kloppen met de documenten waarop hij is gebaseerd. Het btw-overzicht zet je omzet per rubriek op een rij, met per bedrag de code erachter.

Eén afbakening: dit is je verkoopkant. smedr kent je verkoopfacturen en verder niets, dus je voorbelasting zit er niet in en daarmee ook niet wat je per saldo moet betalen. Hoe facturen verder lopen staat op Facturen & opvolging; het pad ernaartoe in de gids Wanneer mag je factureren, en wanneer moet je klant betalen?

Dit is een algemene uitleg van de hoofdregels en geen fiscaal advies. Welke bepaling op jouw situatie van toepassing is, en of je aan de voorwaarden voldoet, beoordeelt je boekhouder of belastingadviseur.