Gids
Nul procent btw bestaat vier keer
Een percentage zegt hoevéél btw erbij komt. Het zegt niet waarom. En dat wreekt zich zodra je niet alleen binnenlands levert, want er zijn vier situaties die allemaal nul euro btw opleveren en die in je aangifte alle vier ergens anders thuishoren: het echte nultarief, een vrijgestelde prestatie, btw die je verlegt naar een Nederlandse afnemer, en een levering binnen de EU.
Een systeem dat alleen percentages kent, kan dat onderscheid niet maken. Het komt dan neer op de kennis van degene die de offerte opstelt, bij elke regel opnieuw.
De btw-code is daarom een eigen ding
Niet een percentage met een aantekening ernaast, maar een zelfstandig begrip. Per code leg je vier dingen vast:
- ✦De soort. Welke van de situaties hierboven het is — dat is wat het percentage niet kan vertellen.
- ✦Het tarief, als het om een gewoon percentage gaat.
- ✦De rubriek van de aangifte waar de omzet in landt.
- ✦De exportcode die je boekhoudpakket verwacht.
Je krijgt een werkende Nederlandse set kant-en-klaar. De rubriek mag je aanpassen, en dat is geen vrijblijvendheid maar een houding: je boekhouder weet beter dan wij wat voor jouw situatie klopt.
Één keer per relatie, niet elke keer per offerte
De btw-behandeling stel je in bij de relatie. Staat die op iets anders dan binnenland, dan krijgen de regels op zijn documenten automatisch de bijbehorende code. Niemand hoeft het per offerte te onthouden, en dus kan niemand het per offerte vergeten.
Staat er toch een regel met een gewoon percentage op, dan meldt smedr dat bij het versturen. Het tarief wordt niet automatisch aangepast: dat zou veranderen wat je klant moet betalen, en die beslissing hoort bij jou te liggen.
Wat er op het document zelf moet staan
Een factuur met een andere behandeling dan gewoon binnenlands moet dat zélf vermelden. Bij verlegging en bij een intracommunautaire levering hoort er een zin op met het btw-nummer van je klant erin; bij uitvoer en vrijstelling een korte aanduiding.
Dat gebeurt automatisch, onder de bedragen. Je hoeft er niets voor in te stellen, en belangrijker: je kunt het niet per ongeluk uit je eigen sjabloon slopen. Een wettelijke vermelding die van een instelling afhangt, is een vermelding die ooit ontbreekt.
En als het btw-nummer nog ontbreekt
Dan staat dat er ook, als “niet ingevuld”. Met opzet zichtbaar, want bij verlegging hoort dat nummer wettelijk op het document. Het verzendscherm zegt het bovendien vóórdat de factuur de deur uitgaat, zodat je het nog kunt aanvullen bij de relatie.
Het houdt je niet tegen. Een ontbrekend nummer wordt vaak alsnog aangeleverd, en een blokkade zou de factuur dan tegenhouden om een reden die op korte termijn is opgelost.
Wat verstuurd is, blijft zeggen wat het zei
De behandeling wordt bij het verzenden vastgelegd op de regels zelf. Pas je later de relatie aan — die klant blijkt toch een btw-nummer te hebben, of verhuist — dan verandert er niets aan de facturen die al de deur uit zijn. Een aangifte die je al gedaan hebt, blijft dus kloppen met de documenten waarop hij gebaseerd was.
Naar de aangifte toe
Het btw-overzicht zet je omzet in de rubrieken van de aangifte — 1a, 1b, 1e, 3a, 3b — en de specificatie laat zien welke btw-code achter elk bedrag zit, zodat je kunt nagaan waar een getal vandaan komt. Alleen verstuurde facturen tellen mee, concepten niet, en creditnota’s gaan eraf. De periode volgt je eigen aangifteperiode, maand of kwartaal.
En wat het niet is
Dit is je verkoopkant, niet je hele aangifte. smedr kent je verkoopfacturen en verder niets: je voorbelasting — de btw op wat je zelf inkoopt — zit er niet in, en daarmee ook niet wat je per saldo moet betalen. Wat je krijgt zijn de rubrieken 1 en 3; de rest komt uit je boekhouding.
Hoe facturen verder lopen staat op Facturen & opvolging; het pad ernaartoe in de gids Van getekend akkoord naar factuur en abonnement.