Gids
Rekenen aan een complexe offerte
De prijs in een offerte is bijna overal een getal dat iemand intypt. Bij drie regels gaat dat goed. Bij veertig regels, een andere staffel per klantgroep en een actie die deze maand loopt, gaat het een keer mis — en dat blijkt pas bij de factuur, of achteraf bij de marge.
Het alternatief is niet strenger controleren. Het is de afspraak één keer vastleggen en de offerte laten rekenen.
Kortingsregels: de afspraak, niet het geheugen
Een kortingsregel stel je één keer in en geldt daarna automatisch op elke offerte, zonder dat iemand eraan hoeft te denken. De voorwaarde bepaalt waar hij op slaat, en daar zitten drie niveaus in die je bewust uit elkaar houdt:
- ✦Op een product. De scherpste vorm: deze ene artikelcode.
- ✦Op een categorie. De categorie is de structuur van je catalogus — elk product hoort er in precies één. Zij draagt de kenmerken en is daarmee de plek voor afspraken die over een heel assortiment gaan.
- ✦Op een label. Een label is een vrije markering die je erlangs legt: een actie, een assortiment, een merkafspraak. Een product kan er meerdere hebben. Precies wat je nodig hebt voor iets dat tijdelijk is of dwars door de structuur heen loopt.
Dat onderscheid lijkt boekhouderij tot het moment dat je een actie moet inrichten die drie categorieën raakt maar niet allemaal. Met alleen categorieën bouw je dan een uitzondering; met een label plak je hem erop en haal je hem er na afloop weer af.
Staffels: meer afnemen mag lonen
Een kortingsregel kan een volumestaffel dragen: vanaf een bepaald aantal op de regel gaat er een ander percentage in. De verkoper hoeft niet te weten waar de knip ligt en hoeft niets uit te rekenen — hij typt het aantal en het tarief klopt.
Dat is het verschil met een staffel die in een prijslijst staat: die moet iemand opzoeken. Een regel die meerekent, hoeft niemand op te zoeken.
Bundels: een pakket dat zichzelf uitlegt
Een bundel is een vaste combinatie van producten die je als één geheel aanbiedt. Je zet hem in één handeling op de offerte en de gezamenlijke korting landt op elke regel.
De losse regels blijven zichtbaar, en dat is een keuze. Je klant ziet waaruit het pakket bestaat en wat de onderdelen los zouden kosten, in plaats van één regel met een samengesteld bedrag. Na het toevoegen kun je er gewoon in blijven werken: een regel eruit, een aantal omhoog.
En wat je zelf weggeeft
Naast de regels blijft er handwerk, want zo werkt verkopen. Korting typ je op drie niveaus: op één regel, op een hele sectie, of over de hele offerte. Alles werkt door naar de regel, dus in de totalen staat wat je klant werkelijk betaalt — niet een optelsom waar nog iets van af moet.
De drempel
Komt de korting boven het toegestane percentage, dan verschijnt er een waarschuwing. Het maximum staat centraal ingesteld en je kunt er per relatie van afwijken.
De drempel blokkeert niets, en dat is opzet. Soms is een korting volstrekt terecht en weet de verkoper waarom. Een melding die je niet kunt negeren wordt binnen een week weggeklikt zónder gelezen te worden, en dan heb je een controle die niets meer controleert. Dit is een signaal om te kijken, geen slagboom — de beslissing blijft van de verkoper en van wie de offerte goedkeurt.
Controles: wat er ontbreekt, en wat je zou moeten adviseren
Naast rekenen kijkt de offerte mee terwijl je hem opbouwt. Twee soorten:
- ✦Volledigheid. Signaleren dat er iets ontbreekt: een scherm zonder beugel, een installatie zonder bekabeling. De nalevering die achteraf op de marge drukt.
- ✦Advies. Een aanbeveling op basis van de kenmerken van wat er op de offerte staat.
Ook deze zijn nooit blokkerend, om dezelfde reden als de drempel. En los van je eigen controles waarschuwt smedr als je een product toevoegt dat op end-of-life staat — dat is geen regel die je inricht, maar de status van het product in je catalogus.
De voorwaarden bouw je op de categorie en haar kenmerken. Daar zit de terugverdientijd van een goed ingerichte catalogus: hoe beter je kenmerken kloppen, hoe meer de offerte zelf opmerkt.
Waarom dit verderop pas echt telt
Wat de regels uitrekenen is geen weergave op een pdf. Het is het bedrag dat je klant accepteert, dat bij het akkoord bevroren wordt vastgelegd, en dat daarna meereist naar de factuur en het abonnement. Je klant betaalt wat hij geaccepteerd heeft, en niemand hoeft een prijs over te typen — dus niemand kan hem verkeerd overtypen.
Hoe de prijsregels eruitzien staat op Prijzen & korting, de catalogus eronder op Producten & catalogus. Wil je weten hoe je klant zelf zijn variant kiest, lees dan Een offerte waarin je klant zelf kiest.